Wussten Sie, dass bis etwa 1990 viele Unternehmen individuelle Qualitätsmanagementsysteme und ab 1995 Umweltmanagementsysteme aufgebaut haben? Doch erst Anfang der 1990er Jahre begann die Umstellung auf integrierte Managementsysteme (IMS). Diese Entwicklung markierte einen entscheidenden Wendepunkt für Organisationen, die einen holistischen Ansatz zur Steigerung der Effizienz und zur Minimierung von Risiken suchten.
Die Einführung von integrierten Managementsystemen ermöglicht den Unternehmen, Synergie-Effekte zu nutzen und die Ressourcenallokation zu optimieren. Anstatt separate Systeme für Qualität, Umweltschutz und Sicherheit zu haben, bieten integrierte Systeme eine umfassende Lösung, die nicht nur die Effizienzsteigerung fördert, sondern auch hilft, Risiken besser zu verwalten und die Compliance zu verbessern.
Wichtige Erkenntnisse
- Integrierte Managementsysteme fördern die Effizienzsteigerung und optimieren die Ressourcenallokation.
- Die Einführung von IMS begann in den frühen 1990er Jahren und wurde durch Geschäftskunden ausgelöst.
- IMS hilft bei der Risikominimierung durch die Nutzung von Synergie-Effekten mehrerer Managementsysteme.
- Die ISO High Level Structure erleichtert die Anwendung verschiedener Managementsystem-Normen.
- Die Digitalisierung vereinfacht die Umsetzung von integrierten Managementsystemen.
Was sind integrierte Managementsysteme?
Integrierte Managementsysteme (IMS) sind spezielle Systeme, die verschiedene Aspekte wie Qualität, Umweltschutz sowie Arbeits- und Gesundheitsschutz unter einem einheitlichen Rahmen zusammenführen. Die Definition integrierte Managementsysteme bezieht sich darauf, dass mehrere Managementsysteme in einem umfassenden System vereint werden, um Synergien zu nutzen und Redundanzen zu vermeiden. Seit der Einführung der ersten Managementsystemnorm ISO 9001 im Jahr 1987 hat sich der Bereich kontinuierlich weiterentwickelt, wobei die Harmonisierung im Jahr 2012 einen entscheidenden Schritt darstellte.
Ein wichtiges Element der IMS sind die Funktionen von IMS. Diese Funktionen ermöglichen es Organisationen, den gesamten Managementprozess zu steuern und zu überwachen. Unternehmen betreiben zunehmend eine Vielzahl von Managementsystemen, wobei der Fokus auf der Integration dieser Systeme liegt, um Effizienz und Compliance zu steigern. Es gibt vier klassische HSEQ-Managementsysteme: ISO 45001 für Arbeits- und Gesundheitsschutz, ISO 14001 für Umweltmanagement, ISO 50001 für Energiemanagement und ISO 9001 für Qualitätsmanagement.
In der Praxis wird das Potenzial zur Integration der verschiedenen Managementsysteme schrittweise erkannt. Der Integrationsprozess umfasst die Kategorisierung der Normanforderungen nach ihrem Integrationspotenzial. Dies erfolgt auf Basis des Plan-Do-Check-Act-Zyklus, der in den Kapiteln 4-10 der harmonisierten Struktur abgebildet ist. Ein IMS lenkt eine Organisation hinsichtlich der Ziele und Anforderungen in den zugrunde liegenden Managementsystemen und ermöglicht dadurch eine umfassende Compliance und Leistungssteigerung.
Offiziell geprüfte Systeme für ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 und ISO 50001 bieten die Grundlage für ein integriertes Managementsystem. Unternehmen wie Quentic unterstützen diesen Prozess mit HSEQ- und ESG-Softwarelösungen, die die Digitalisierung eines IMS in einem vernetzten System ermöglichen. Funktionen von IMS wie Anforderungsmapping und Harmonisierung der Strukturen helfen, das Integrationspotenzial zwischen verschiedenen Managementsystemen effektiv zu nutzen. Parallele Systeme führen oft zu Redundanzen und Überschneidungen, weshalb die Vereinheitlichung durch integrierte Managementsysteme eine zukunftsweisende Lösung darstellt.
Vorteile von integrierten Managementsystemen
Ein integriertes Managementsystem (IMS) bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen. Eines der Hauptargumente für die Implementierung eines IMS ist die reduzierte Komplexität der Verwaltungsprozesse. Durch die Nutzung einer gemeinsamen Struktur werden redundante Prozesse eliminiert, was sowohl den zeitlichen als auch den finanziellen Aufwand erheblich verringert.
Die Einführung der High Level Structure (HLS) durch die ISO im Jahr 2012 hat die Grundlage für viele moderne Managementsysteme geschaffen. Die HLS gliedert sich in zehn Kapitel und umfasst Bereiche wie Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Leistungsbewertung und Verbesserung. Dies ermöglicht es Unternehmen, Synergien in Managementsystemen effizient zu nutzen und eine klarere Zielrichtung auf allen Managementebenen zu erreichen.
Ein weiterer Vorteil von IMS ist die verbesserte Risikomanagement-Verfahren. Durch die Integration verschiedener Managementsysteme, wie zum Beispiel ISO 14001 für Umweltmanagement und ISO 45001 für Arbeitssicherheit, können Unternehmen ein prozessorientiertes Audit- und Reviewverfahren implementieren. TÜV Rheinland und andere Zertifizierungsdienste bieten Unterstützung bei der Einführung und Zertifizierung solcher Systeme, was wiederum die Gesamtperformance der Organisation verbessert.
Die Synergien in Managementsystemen sind besonders bemerkenswert, wenn es um die Nutzung gemeinsamer Definitionen und Begriffe geht. Dies erleichtert nicht nur den täglichen Betrieb, sondern fördert auch eine bessere Nutzung von Schnittstellen innerhalb eines Unternehmens. Beispiele für solche erfolgreichen Synergien finden sich häufig im Energiemanagement und Umweltschutz, wo gemeinsame Prozesse zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen können.
Abschließend ermöglicht ein IMS durch Eliminierung von Doppelarbeit und paralleler Dokumentation eine gesteigerte Betriebseffizienz. Die Vorteile von IMS sind somit vielfältig und bieten Unternehmen einen erheblichen Mehrwert in Bezug auf Effizienz und Managementqualität.
Prozessoptimierung im integrierten Managementsystem
Im Herzen von integrierten Managementsystemen steht die Prozessoptimierung. Durch das effiziente Management und die systematische Verbesserung der Unternehmensprozesse können Qualitätsstandards erhöht und Ressourcen effektiver genutzt werden. Eine wichtige Komponente dabei ist die Prozessorientierung, welche alle Ebenen, Funktionen, Ressourcen, Aktivitäten und Ergebnisse umfasst. Dies ermöglicht es Unternehmen, konsistent hohe Leistungen zu erbringen, während die kontinuierliche Verbesserung sicherstellt, dass die Prozesse stetig an sich ändernde Marktbedingungen angepasst werden.
Ein integriertes Managementsystem wendet Methoden und Werkzeuge an, um Unternehmen effektiv und wirtschaftlich zu steuern. Ein starkes Prozessmodell bietet die Grundlage, um Anforderungen wie Transparenz, Flexibilität, Innovation, Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Zuverlässigkeit zu erfüllen. Für die Verbesserung der Geschäftsprozesse sind praxisnahe Analyse, ordnungsgemäße Modellierung, kontrollierte Ausführung und sorgfältige Optimierung essenziell. Relevante Kennzahlen werden hinterlegt, um Produkte, Dienstleistungen und Prozesse kontinuierlich zu bewerten und zu verbessern.
Durch die Prozessoptimierung im integrierten Managementsystem können signifikante Vorteile erzielt werden, wie eine Steigerung des Durchsatzes, die Beherrschung der Prozessrisiken, erhöhte Flexibilität und Transparenz bezüglich der Finanzmittel sowie die Sicherung des Unternehmenserfolgs. Leistungen zum Prozessmanagement umfassen Unterstützung bei Entwurf, Re-Design, Modellierung und Implementierung von Geschäftsprozessen, Simulationen, Nutzung von Workflow-Management-Systemen und Erfolgskontrolle mittels Kennzahlen.
Ein modernes, anwenderfreundliches integriertes Managementsystem beinhaltet klar strukturierte Prozessdokumentationen, eine Benutzer- und Dokumentenverwaltung und ein umfassendes Risikomanagement. Durch die Anbindung eines IMS an ein ERP-System für Ressourcenplanung können Unternehmen jederzeit Einsicht in Prozessdokumentationen nehmen und einen umfassenden Überblick über sämtliche Abläufe behalten.
Qualitätsmanagement und integrierte Managementsysteme
Das Qualitätsmanagement ist häufig der Kern, um den andere Managementfunktionen in einem integrierten Managementsystem (IMS) organisiert werden. Historisch gesehen war das Qualitätsmanagementsystem das erste, das systematisch verfolgt und genormt wurde, wobei die ISO 9001 als Meilenstein gilt. Durch die Einbindung von Umweltmanagement, Arbeitssicherheitsmanagement und weiteren Systemen stärkt ein IMS die Compliance und erhöht gleichzeitig die Qualität der Outputs einer Organisation.
Ein echtes IMS basiert auf fundierter Kompetenz im Bereich Betriebswirtschaftslehre (BWL), Prozessmanagement und Organisationsentwicklung. Leider zeigt sich oft, dass viele Qualitätsmanagementbeauftragte nicht ausreichend in diesen Bereichen ausgebildet sind. Dies kann dazu führen, dass Qualitätsziele in anderen Systemen und Zyklen als die Businessziele betrachtet und verfolgt werden, was ein isoliertes Managementsystem begünstigt.
Um dies zu vermeiden, ist es essenziell, das Silodenken aufzulösen und eine prozessorientierte Unternehmensführung zu etablieren. Dies kann durch die Einführung eines Managementsystem-Moderators in beratender Rolle und die Übertragung der vollen Verantwortung auf die Prozessverantwortlichen unterstützt werden. Zudem bietet sich eine umfassende Weiterbildung im Bereich integrierte Managementsysteme an, die unter anderem von der DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität) angeboten wird und wichtige Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Managementsystemnormen wie ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001 vermittelt.
Die Implementierung eines IMS kann zeitaufwendig und ressourcenintensiv sein, da Schulungen, Systemintegration und Prozessanpassungen erforderlich sind. Allerdings bietet eine Zertifizierung nach Normen wie ISO 9001 erhebliche Vorteile, einschließlich der Steigerung der Glaubwürdigkeit eines Unternehmens und der Demonstration der Einhaltung internationaler Standards.
Rolle der ISO-Normen in integrierten Managementsystemen
ISO-Normen spielen eine entscheidende Rolle in der Gestaltung und Umsetzung von integrierten Managementsystemen. Sie bieten nicht nur einen umfassenden Rahmen für best practices, sondern auch global anerkannte Richtlinien, die eine konsistente Umsetzung von Qualitäts- und Umweltmanagementstandards wie der ISO 14001 und ISO 45001 sicherstellen. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse so zu gestalten, dass sie sowohl ökonomisch als auch ökologisch sinnvoll handeln.
Die GUTcert bietet Zertifizierungsdienstleistungen für verschiedene Managementnormen, darunter ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001 und ISO 45001. Diese Normen sind entscheidend für die Einführung und den Betrieb integrierter Managementsysteme, die Synergien zwischen den unterschiedlichen Anforderungen schaffen. Unternehmen, die mehrere Managementsysteme gemeinsam zertifizieren lassen, sparen dabei Zeit und Kosten. Auditoren der GUTcert sind qualifiziert, mehrere Normen gleichzeitig zu prüfen, was zusätzliche Verbesserungspotenziale offenbart und somit die Effizienz steigert.
Der Zertifizierungsprozess basiert auf den Vorgaben der ISO und der DAkkS für Managementsysteme nach DIN EN ISO/IEC 17021-1. Dies gewährleistet höchste Standards in der Zertifizierung und schafft Vertrauen bei Kunden und Partnern. Unternehmen können unkompliziert unterjährig zu einem neuen Zertifizierer wie der GUTcert wechseln, was Flexibilität und Kontinuität in der Einhaltung der ISO-Normen sicherstellt.
Die Einführung eines integrierten Managementsystems ermöglicht die Nutzung von Synergien aus verschiedenen Managementsystemen und reduziert den personellen, zeitlichen und finanziellen Aufwand erheblich. Dies ist besonders im Baugewerbe von Vorteil, wo durch die Einführung eines IMS Ressourcen geschont und Parallelwelten vermieden werden. Ein IMS führt zu mehr Struktur und Effizienz im Unternehmen und kann dadurch sogar Auftraggeber überzeugen. Die Automatisierung von Prozessen und die Vermeidung von Duplizierungen spart Kosten und erleichtert die Überwachung von Geschäftsprozessen.
ISO-Normen, wie ISO 14001 und ISO 45001, tragen maßgeblich zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit bei. Sie verkürzen die Reaktionszeiten und verbessern die Qualität der Kundenbetreuung. Die Implementierung eines integrierten Managementsystems, basierend auf den ISO-Normen, stellt somit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar und fördert den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens.
Der PDCA-Zyklus im integrierten Managementsystem
Der PDCA-Zyklus ist das Kernstück vieler Qualitäts- und anderer Managementsysteme und spielt auch bei integrierten Systemen eine zentrale Rolle. Der Prozess, bekannt als Plan-Do-Check-Act, ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung und dynamische Anpassung der Unternehmensprozesse, was besonders in einem schnelllebigen Geschäfts-Umfeld von großer Bedeutung ist. Ein integriertes Managementsystem (IMS) kann verschiedene Einzelsysteme wie ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001 vereinen und somit personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen einsparen.
Durch die regelmäßige Anwendung des PDCA-Zyklus können Unternehmen eine konsistente Verbesserung ihrer Leistung erreichen. Dies wird durch die vier Phasen des Zyklus ermöglicht:
- Plan: Die Planung umfasst die Festlegung von Zielen und Prozessen, die notwendig sind, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Dies inkludiert auch die Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten.
- Do: Die Umsetzung der geplanten Maßnahmen. Dies ist der Schritt, in dem der Plan in die Tat umgesetzt wird.
- Check: Die Überprüfung und Evaluierung der durchgeführten Maßnahmen. Hier wird festgestellt, ob die gewünschten Ergebnisse erreicht wurden.
- Act: Die ergriffenen Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung. Basierend auf der Analyse der Ergebnisse werden Änderungen vorgenommen, um die Prozesse zu optimieren und zukünftige Fehler zu vermeiden.
Ein Beispiel für die erfolgreiche Anwendung des PDCA-Zyklus ist die signifikante Reduzierung der Druckfehlerquote in einem Unternehmen, die nach Einführung des Zyklus von 10 % auf nur 3 % sank. Weiterhin zeigt sich der positive Einfluss des PDCA-Zyklus im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, wo er Gefährdungen systematisch verringert.
Durch die Bündelung von Managementsystemen in einem IMS und die Anwendung des PDCA-Zyklus wird die Dokumentation vereinfacht, da nur ein Handbuch geschrieben werden muss, was erheblich Zeit spart. Zudem wurde durch die Einführung der „High Level Structure“ der International Organization for Standardization (ISO) die Integration mehrerer Managementsysteme erleichtert. So unterstützen beispielsweise Unternehmen wie die BAU ARBEITSSCHUTZ GmbH erfolgreich beim Aufbau und der Pflege von Managementsystemen, insbesondere ISO 45001 und ISO 9001.
Der PDCA-Zyklus ist somit ein essenzielles Werkzeug, um kontinuierliche Verbesserungen in einem integrierten Managementsystem zu erreichen und eine nachhaltige, optimale Leistung im Unternehmen sicherzustellen.
Rolle der Unternehmensführung im integrierten Managementsystem
Die Unternehmensführung spielt eine entscheidende Rolle bei der effektiven Implementierung und Aufrechterhaltung von integrierten Managementsystemen. Die oberste Leitung muss nicht nur die strategische Ausrichtung vorgeben, sondern auch sicherstellen, dass alle Ebenen der Organisation in die Systemprozesse eingebunden sind und diese unterstützen. Verantwortliche Unternehmensführung ist unerlässlich, um die Organisation auf gemeinsame Ziele auszurichten und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern. Laut Dr. Frank Herdmann und Dipl.-Ing. Mathias Wernicke erleichtern integrierte Managementsysteme die Steuerung und Transparenz von Unternehmensprozessen durch die Konsolidierung verschiedener Anforderungen.
Der Einsatz der Harmonized Structure (HS), ehemals als High Level Structure bekannt, hilft dabei, eine einheitliche Terminologie und Organisation zu schaffen, was die strategische Ausrichtung der Unternehmensführung unterstützt. Besonders für kleine Unternehmen oder solche mit umfangreichen rechtlichen Verpflichtungen, wie Dienstleister, sind integrierte Managementsysteme von großem Vorteil. Die Unternehmensführung muss die Führungsverantwortung übernehmen, um sicherzustellen, dass die Implementierung eines IMS reibungslos verläuft und den spezifischen Anforderungen der Branche entspricht.
Beim Einsatz von integrierten Managementsystemen im produzierenden Gewerbe, beispielsweise im Maschinenbau, zeigt sich eine deutliche Prävalenz, während Dienstleister seltener auf diese Systeme zurückgreifen. Für die erfolgreiche Anwendung eines IMS müssen Unternehmen die Entwicklungsstufe der Organisation, die Anzahl der zu integrierenden Systeme sowie die Notwendigkeit zur Modellierung oder Optimierung von Prozessen bewerten. Eine detaillierte Analyse der Marktsituation und regulatorischen Anforderungen ist entscheidend, um die strategische Ausrichtung wirksam zu gestalten und die Unternehmensführung zu stärken.
Ein wirksames integriertes Managementsystem und die damit verbundene strategische Ausrichtung können zu einer Effizienzsteigerung, verbesserten Compliance und einer ganzheitlichen Risikoanalyse führen. Durch die zentrale Anlaufstelle für alle Compliance-Themen und die transparente Prozessgestaltung wird auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. Erfolgreiche Unternehmensführung trägt weiterhin zur systematischen Marktanalyse vor der Produkteinführung bei, fördert die kontinuierliche Verbesserungskultur und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
- Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter
- Gezielte Schulungen
- Effektives Change Management
- Klare kommunikative Maßnahmen
- Führungsverantwortung durch das Top-Management
Insgesamt ist die Rolle der Unternehmensführung in integrierten Managementsystemen von entscheidender Bedeutung. Die strategische Ausrichtung und Führungsverantwortung müssen klar definiert und auf alle Organisationsebenen übertragen werden, um das volle Potenzial eines IMS zu entfalten.
Risikomanagement im integrierten Managementsystem
Risikomanagement ist ein integraler Bestandteil jedes erfolgreichen integrierten Managementsystems. Es ermöglicht Unternehmen, Risiken proaktiv zu identifizieren, zu bewerten und zu kontrollieren. Dies führt nicht nur zu einem effizienteren Ressourceneinsatz, sondern verbessert auch die Fähigkeit, auf mögliche Bedrohungen wie Krisen und Notfälle vorbereitet zu sein. Die DIN ISO 31000 „Risikomanagement – Leitlinien“ bietet eine solide Grundlage, um ein integriertes Managementsystem weiterzuentwickeln und die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Zusätzlich bietet die DIN IWA 31 „Anleitung zur Verwendung von ISO 31000 in Managementsystemen“, die im August 2021 veröffentlicht wurde, praxisnahe Anleitungen zur Integration dieser Norm.
Die methodische Risikoanalyse ist essenziell für ein robustes Krisenmanagement innerhalb eines integrierten Managementsystems. Durch eine systematische Erfassung und Bewertung von Risiken können Unternehmen nicht nur kurzfristig auf Bedrohungen reagieren, sondern auch langfristig ihre strategischen Ziele sichern. Das Handbuch „Drei Schritte zum effektiven und effizienten Risikomanagement nach DIN ISO 31000“, erhältlich bei DIN Media, bietet praxisnahe Anleitungen zur Umsetzung dieser Normen in die betriebliche Praxis.
In der heutigen Unternehmenslandschaft ist es notwendig, verschiedene normative und regulatorische Anforderungen interdisziplinär zu integrieren. Managementsystemnormen wie ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001 und ISO 45001 bieten hierzu wertvolle Hilfestellungen. Die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ) bietet Schulungen an, die dabei helfen, Gemeinsamkeiten und Unterschiede dieser Normen zu verstehen und ein umfassendes integriertes Managementsystem zu entwickeln. Benedikt Sommerhoff und das DGQ-Team analysieren und interpretieren aktuelle gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklungen, die das Qualitätsmanagement beeinflussen, und teilen ihre Erkenntnisse regelmäßig im DGQ-Podcast.