Wussten Sie, dass laut einer Studie des Project Management Institutes rund 11,4 % der Investitionen in Projekte jährlich verloren gehen? Dieses überraschende Statistik zeigt die immense Bedeutung eines effektiven Projektmanagements. Daher lohnt es sich, die Projektmanagement Definition und den Projektmanagement Prozess genauer zu betrachten.
Projektmanagement ist die Disziplin des Planens, Organisierens, Sicherstellens und Steuerns von Ressourcen zur Erreichung spezifischer Ziele eines Projekts. Ein Projekt ist dabei ein Vorhaben, das durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie zum Beispiel Zielvorgaben, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und eine spezifische Organisation.
Wichtige Erkenntnisse
- Projektmanagement ist entscheidend für den Erfolg und die Effizienz von Projekten.
- Die Projektmanagement Definition umfasst Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel.
- Ein wirksamer Projektmanagement Prozess erhöht die Erfolgsrate von Projekten erheblich.
- Projekthierarchien wie Projekte, Großprojekte, Programme und Portfolios strukturieren das Projektmanagement.
- Überwachte Budgets und eine sorgfältige Planung sind wesentliche Bestandteile des Projektmanagements.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement beinhaltet die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Tools und Techniken, um die Anforderungen eines Projekts zu erfüllen. Das übergeordnete Ziel ist es, Projekte zum Erfolg zu führen und sicherzustellen, dass alle projektwürdigen Vorhaben realisiert werden. Durch klare Zielvorgaben, fest zugeordnete Ressourcen und die Anwendung von Planungs- und Steuerungsmethoden wird dies möglich.
Definitionen nach DIN und ISO
Nach der DIN-Norm 69901-5 wird Projektmanagement als die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, Organisations-, Techniken und Mitteln für die Initiierung, Planung, Steuerung und Abschluss von Projekten“ definiert. Die ISO 21500 sieht es als Anwendung von Methoden, Tools, Techniken und Kompetenzen. Diese Standards verankern grundlegende Prinzipien, um sicherzustellen, dass Projektteams ergebnisorientierter arbeiten und komplexe Vorhaben effektiv bewältigen.
Begriff und Etymologie
Der Begriff „Projektmanagement“ leitet sich von den lateinischen Worten „proiectum“ (das nach vorne Geworfene) und „manum agere“ (an der Hand führen) ab. Diese Wurzeln veranschaulichen die zentrale Rolle der Führung im Projektmanagement. Es entwickelte sich aus der Konvergenz mehrerer Disziplinen des Ingenieurwesens zu Beginn des 20. Jahrhunderts und hat sich seitdem stetig weiterentwickelt.
Interessanterweise sind Agile Projektmanagement und Projektmanagement Methoden verschiedene Ansätze, die oft im Kontext von Produkt- und Softwareentwicklung angewendet werden. Der agile Ansatz zeichnet sich durch eine iterative und flexible Methodik aus, die schnell funktionsfähige Ergebnisse liefert und sich leicht an veränderte Anforderungen anpassen kann.
Projektmanagement Methoden im Überblick
Projektmanagement ist entscheidend für den Erfolg von Projekten in sämtlichen Branchen. Unterschiedliche Methoden bieten dabei verschiedene Ansätze zur Bearbeitung und Steuerung von Projekten. Im Folgenden werden die klassischen, agilen und hybriden Projektmanagement-Methoden kurz erläutert.
Klassisches Projektmanagement
Das klassische Projektmanagement zeichnet sich durch eine detaillierte Vorabplanung und eine sequenzielle Abarbeitung der Projektphasen aus. Bekannte Methoden wie das Wasserfallmodell und das V-Modell gehören zu dieser Kategorie. Diese Methoden bieten hohe Planungssicherheit, können jedoch oft starr und unflexibel sein. Werkzeuge wie der Projektstrukturplan und Gantt-Diagramme unterstützen diese Art von Projektmanagement und sind typisch für klassische Projektmanagement Tools.
Agiles Projektmanagement
Agiles Projektmanagement hingegen legt den Fokus auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Zu den bekanntesten agilen Methoden zählen Scrum und Kanban, welche auf iterativen Prozessen und kontinuierlichem Feedback basieren. Diese Methoden fördern eine schnelle Reaktion auf Änderungen und eine ständige Verbesserung der Arbeitsabläufe. Ein Schlüsselinstrument des agilen Projektmanagements ist die visuelle Darstellung von Aufgaben, um Engpässe zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.
Hybrides Projektmanagement
Hybrides Projektmanagement kombiniert Elemente aus beiden Ansätzen – dem klassischen und dem agilen Projektmanagement – um von deren jeweiligen Vorteilen zu profitieren. Zu den hybriden Methoden zählen Scrumban, das Wasserfall- und Scrum-Modell sowie das V-Scrum-Modell. Diese Methoden ermöglichen eine Balance zwischen Struktur und Flexibilität und sind besonders geeignet für Projekte, die eine Mischung aus festgelegten und variablen Anforderungen haben.
Projektmanagement Software und Tools
In der heutigen digitalen Welt ist Projektmanagement Software unerlässlich für die effiziente Durchführung von Projekten. Sie fördert die interne Zusammenarbeit, optimiert Arbeitsabläufe und erhöht die Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg. Dies ist besonders wichtig, da nun nahezu jeder Wissensarbeiter erwartet wird, Projekte zu managen.
Beliebte Projektmanagement-Tools
Auf dem Markt gibt es zahlreiche Projektmanagement-Tools, die für unterschiedliche Unternehmensgrößen und -bedürfnisse geeignet sind. Hier sind einige der bekanntesten:
- Asana: Empfohlen für Großunternehmen bietet Asana ein umfassendes Work-Management-Tool mit Integrationen, Automatisierungsmöglichkeiten und Sicherheitsfunktionen.
- Trello: Ideal für kleinere Projekte, verwendet Trello ein Kanban-Board-System für einfaches Projektmanagement.
- Smartsheet: Für Unternehmen, die traditionell Tabellen nutzen, bietet es erweiterte Zeiterfassungs- und Ressourcenplanungsfunktionen.
- Jira: Speziell für agiles Projektmanagement und Software-Entwicklung konzipiert, erleichtert Jira Teams die Arbeit nach agilen Methoden wie Scrum.
- Agantty: Ein deutsches Tool, das sich auf Gantt-Diagramme für Projektzeitübersichten und Aufgabenverteilung konzentriert.
Funktionalitäten und Nutzen
Die Funktionalitäten von Projektmanagement Software variieren je nach Anbieter, aber einige zentrale Merkmale beinhalten:
- Aufgabenverwaltung: Tools wie Asana und Trello ermöglichen eine effiziente Verwaltung und Priorisierung von Aufgaben.
- Ressourcenplanung: Smartsheet und ähnliche Software unterstützen bei der Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen.
- Zeiterfassung: Gantt-Diagramme und Echtzeit-Benachrichtigungen in Tools wie factro erhöhen die Transparenz und Planungssicherheit.
- Kollaboration: Projektmanagement Software ermöglicht es Teams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen.
Der richtige Einsatz von Projektmanagement Software kann Arbeitsprozesse deutlich effizienter gestalten, redundante Aufgaben verringern und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Darüber hinaus helfen moderne Tools dabei, die an Projekten beteiligten Personen besser zu koordinieren und ihre Aufgaben zu priorisieren, was letztendlich zur erfolgreichen Projektabwicklung beiträgt.
Projektmanagement Prozess: Von der Initiierung bis zum Abschluss
Ein effektiver Projektmanagement Prozess ist essenziell für den Erfolg eines Projekts. Ziel ist es, eine klare Struktur und Ordnung zu schaffen und alle wesentlichen Bereiche von der Initiierung bis zum Projektabschluss abzudecken.
Initiierung
In der Initiierungsphase wird der Grundstein für ein Projekt gelegt. Folgende Schritte sind hierbei zu beachten:
- Durchführung von Machbarkeitsstudien
- Definition des Projektumfangs
- Identifikation der gewünschten Ergebnisse
- Stakeholder-Analyse
- Entwicklung eines Business-Cases
- Erstellung von Aufgabenbeschreibungen
Planung
Die Planungsphase ist entscheidend, um Ziele, Zeitpläne und Budgets festzulegen. Hierbei gehören zu den wesentlichen Aufgaben:
- Erstellung eines Projektplans
- Entwicklung von Arbeitsablaufdiagrammen
- Budgetabschätzung
- Beschaffung der erforderlichen Ressourcen
- Risikobewertung
- Durchführung von Projekt-Kickoff-Meetings
Durchführung und Kontrolle
Während der Durchführung und Kontrolle wird das Projekt realisiert und kontinuierlich überwacht. Zu den Aufgaben gehören:
- Zuweisung und Organisation von Arbeitspaketen
- Briefing der Teammitglieder
- Aufrechterhaltung der Kommunikation
- Überwachung von Arbeitsqualität und Budget
Abschluss
Die Abschlussphase umfasst eine formelle Übergabe des Projektprodukts und die Auflösung der Projektorganisation. Zu den Schritten gehören:
- Analyse der Projekt- und Teamleistung
- Dokumentation des Projektabschlusses
- Durchführung von Evaluierungen nach der Implementierung
- Umverteilung verbleibender Ressourcen auf zukünftige Projekte
Ein sauberer Projektabschluss ist entscheidend, um Lehren aus vergangenen Projekten zu ziehen und positive Erfahrungswerte zu erhalten. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Bewertung sind hierbei besonders wichtig.
Projektmanagement Zertifizierung: Welche Optionen gibt es?
Die Welt des Projektmanagements bietet eine Vielzahl von Zertifizierungsmöglichkeiten, die von international anerkannten Organisationen bereitgestellt werden. Diese Zertifizierungen sind nicht nur von großem Wert für die persönliche Entwicklung, sondern auch für den beruflichen Aufstieg. Bis zum Jahr 2030 werden zusätzliche 25 Millionen Projektfachleute weltweit benötigt, was die Bedeutung qualifizierter Experten unterstreicht. Hier sind einige der bekanntesten Zertifizierungen.
PMI-Zertifizierung (PMP)
Die PMI-Zertifizierung, insbesondere der Project Management Professional (PMP), ist der globale Goldstandard im Bereich Zertifizierung im Projektmanagement. Über eine Million aktive PMPs weltweit (Stand Januar 2022) bestätigen die Wertigkeit dieser Zertifizierung. Die Prüfungsgebühr beträgt $575 für Nicht-Mitglieder des Project Management Institute (PMI) und $405 für PMI-Mitglieder. Die PMP-Zertifizierung erfordert entweder einen High-School-Abschluss und fünf Jahre Erfahrung in der Projektleitung oder einen vierjährigen Abschluss mit mindestens drei Jahren Erfahrung in den letzten acht Jahren. Absolventen mit einer PMP-Zertifizierung verdienen im Durchschnitt 23% mehr Gehalt laut dem Gehaltsreport des PMI. Für diejenigen, die einen Einstieg in Projektmanagement Kurse suchen, bietet der Certified Associate in Project Management (CAPM) eine kostengünstigere Alternative, mit Prüfungsgebühren von $300 für Nicht-Mitglieder und $225 für PMI-Mitglieder.
PRINCE2
PRINCE2, was für „Projects IN Controlled Environments“ steht, ist vor allem in Großbritannien und den Mitgliedsländern des Commonwealth populär. Rund 750.000 Personen sind weltweit im PRINCE2-Projektmanagement zertifiziert. PRINCE2 ist bekannt für seinen strukturierten Ansatz und die klare Definition von Projektrollen sowie -prozessen. Diese Zertifizierung ist besonders attraktiv für Organisationen, die eine standardisierte Methode zur Projektverwaltung bevorzugen.
IPMA-Zertifizierung
Die International Project Management Association (IPMA) bietet eine umfassende Zertifizierung auf verschiedenen Ebenen des Projektmanagements. Ca. 50.500 Personen waren per Januar 2021 auf Level D der IPMA-Zertifizierung. Diese Zertifizierung betont Kompetenzen basierend auf beruflicher Erfahrung und ermöglicht es den Kandidaten, sich gemäß ihrer Expertise zertifizieren zu lassen. Dies kann besonders nützlich sein für Fachkräfte, die ein maßgeschneidertes Ausbildungs- und Zertifizierungsprogramm bevorzugen.
Während die Entscheidung für eine spezifische Zertifizierung von den individuellen Karriereambitionen abhängt, bieten alle genannten Optionen umfassende Projektmanagement Kurse, die das Wissen und die Fähigkeiten erweitern und die berufliche Laufbahn erheblich fördern können.
Agile Projektmanagement: Ein flexibler Ansatz
Agile Projektmanagement fokussiert sich auf eine stufenweise Wertschöpfung, indem es in kleinen Chargen arbeitet. Agile Methoden betonen funktionierende Teams, die Zusammenarbeit mit Kunden und schnelle Reaktionen auf Veränderungen. Bekannte Methoden des agilen Projektmanagements sind Scrum und Kanban. Diese Methoden haben ihren Ursprung in der IT-Branche und zeichnen sich durch ihre Adaptabilität und die Fähigkeit aus, Projektergebnisse kontinuierlich zu verbessern.
Scrum
Scrum ist ein weit verbreitetes Framework im agilen Projektmanagement, das durch seine Struktur in regelmäßige Sprints, kurze Entwicklungszyklen, gegliedert ist. Sprints ermöglichen es Teams, in festgelegten Zeiträumen konkrete Ziele zu erreichen, und fördern so die kontinuierliche Verbesserung. Dieses Framework wird besonders häufig bei komplexen Projekten angewendet, da es den Fokus auf Teamarbeit und Anpassungsfähigkeit legt. Durch regelmäßige Retrospektiven kann das Team aus vergangenen Prozessen lernen und sich kontinuierlich verbessern.
Kanban
Kanban hingegen optimiert Arbeitsprozesse durch die Visualisierung des Arbeitsflusses und die Priorisierung nach Dringlichkeit. Kanban-Boards, ein zentrales Element dieser Methode, helfen Teams dabei, ihre Aufgaben klar zu strukturieren und Engpässe schnell zu identifizieren. Dies fördert die Effizienz und Transparenz innerhalb des Teams. Durch die Anwendung von Kanban können Teams flexibler auf Veränderungen reagieren und ihre Arbeitsprozesse kontinuierlich optimieren.
Insgesamt bieten agile Methoden wie Scrum und Kanban einen flexiblen Ansatz zur Projektbewältigung, der im Vergleich zu traditionellen, linearen Methoden eine höhere Anpassungsfähigkeit und Kundenorientierung gewährleistet. Sie sind besonders nützlich in Umgebungen mit hoher Komplexität und sich rasch ändernden Anforderungen. Die Digitalisierung und Globalisierung haben den Gebrauch agiler Methoden weiter verstärkt, da sie eine schnellere Kommunikation und effiziente Arbeitsabläufe ermöglichen.
Die Rolle des Projektleiters im Projektmanagement
Ein Projektleiter trägt die Gesamtverantwortung für das erfolgreiche Abschließen eines Projekts. Mit Führungsaufgaben und Verantwortlichkeiten ausgestattet, spielt er eine Schlüsselrolle im Projektverlauf.
Führungsaufgaben und Verantwortlichkeiten
Der Projektleiter fungiert als Vermittler zwischen Mitarbeitern, Auftraggebern und dem Unternehmen. Zu seinen Hauptaufgaben zählen:
- Motivation und Steuerung des Projektteams
- Kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts
- Kommunikation und Konfliktlösung
- Aktives Zuhören und Schaffen von Vertrauen
- Strategisches Management politischer Situationen im Projekt
Inspirierende Führungspersonen, die als Vorbilder agieren, sind im Berufs- und Projektumfeld von großer Bedeutung. Projektleiter sollten nicht nur Vorbilder sein, sondern sich auch als Mentoren und Coaches für ihr Team verstehen.
Wichtige Kompetenzen
Neben methodischen Fähigkeiten sind insbesondere Führungskompetenzen entscheidend. Drei Viertel des Projekterfolgs hängen direkt von der Führungskompetenz des Projektleiters ab. Wichtige Kompetenzen umfassen:
- Führungsstärke und Verantwortungsbewusstsein
- Entscheidungsfähigkeit und strategisches Denken
- Kommunikationsfähigkeiten und Konfliktlösung
Angesichts des digitalen Wandels und der zunehmend heterogenen Projektteams ist es essenziell, dass der Projektleiter sich sowohl als Teammitglied als auch als Führungsperson engagiert. Der Wandel von autoritärer zu partizipativer Führung ermöglicht es, Mitarbeitenden verstärkt zum Erfolg beizutragen und die Agilität des Teams zu erhöhen.
Projektmanagement Schulung und Kurse
Projektmanagement-Schulungen bieten eine Vielzahl von Formaten, die sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Projektmanager geeignet sind. Ob Online-Kurse oder intensive Präsenzworkshops, die Möglichkeiten sind vielfältig und auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten. Eine fundierte Weiterbildung im Projektmanagement ist essenziell, um Projekte professionell und effektiv umzusetzen.
Angebote und Formate
Die Teilnahmegebühr pro Person beträgt für ein Präsenzseminar EUR 1.547,00 (inkl. MwSt) und für ein Online-Seminar EUR 1.392,30 (inkl. MwSt). Unternehmen erhalten einen Rabatt von 10% auf den Gesamtpreis, wenn sie drei Teilnehmer zum gleichen Termin anmelden. Die Weiterbildung Projektmanagement kann sowohl als Live-Online-Training, Fernkurse oder E-Learning stattfinden, was große Flexibilität bietet. Zusätzlich hilft eine professionelle Schulung dabei, die Projektmethodik zu stärken, Ziele effizient zu erreichen und die Gesamtkosten zu reduzieren.
Beliebte Schulungsanbieter
Die Haufe Akademie ist einer der führenden Anbieter von Projektmanagement Schulung. Sie bietet Seminare zur Stärkung der Fach- und Methodenkompetenz sowie der Sozial- und Organisationskompetenz an. Diese Seminare finden in über 70 deutschen Städten statt, darunter Berlin, Frankfurt a.M., Hamburg, Köln, München und Stuttgart. Dank der Haufe Akademie können Mitarbeiter mit fundierter Projektmanagement-Methodik ihre berufliche Laufbahn entscheidend verbessern.
Das magische Dreieck im Projektmanagement
Das magische Dreieck im Projektmanagement beschreibt die wesentlichen Variablen, die für den Erfolg eines Projekts verantwortlich sind: Zeit, Kosten und Qualität. Diese drei Elemente stehen in einem ständigen Spannungsverhältnis zueinander. Veränderungen in einer dieser Dimensionen erfordern in der Regel Kompromisse bei den anderen beiden. So wird verständlich, warum dieses Modell auch als eisernes Dreieck bezeichnet wird.
Die Dimension Zeit umfasst den gesamten Projektzeitplan, einschließlich der Meilensteine und der Arbeitsstunden, die für die Fertigstellung erforderlich sind. Diese Zeitangaben müssen präzise geplant und überwacht werden. Ein verzögerter Zeitplan kann dazu führen, dass entweder der Kostenaufwand steigt oder Kompromisse bei der Qualität eingegangen werden müssen, um das Projekt dennoch rechtzeitig abzuschließen.
Die Kosten im Projektmanagement umfassen nicht nur das Budget, sondern auch die Ressourcen wie Teammitglieder und Ausrüstung. Eine Erhöhung der Kosten kann notwendig werden, um die Qualität zu gewährleisten oder den Zeitplan einzuhalten. Umgekehrt kann eine Reduzierung des Budgets bedeuten, dass entweder die Zeit verlängert oder die Qualität leidet.
Schlussendlich beeinflusst die Qualität den Umfang und die Anzahl der Endprodukte sowie deren Funktionen und Eigenschaften. Innovation kann hier als Joker-Faktor dienen, der Projekte effizienter gestaltet, ohne die anderen Dimensionen negativ zu beeinflussen. Eine genaue Planung und Definition der Projektziele vor Beginn sind entscheidend, um das magische Dreieck im Gleichgewicht zu halten und unerfüllte Erwartungen bei Kunden und Stakeholdern zu vermeiden. laut einer Studie der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement gefragt sind Erfolgsquote bei Projekte meist: Ergebnis/Qualität (78,5%), Kosten (69,3%) und Zeiteinhaltung (67,2%).